5 Tipps für effizientere und schnellere Prozesse im Finanzbereich


Christoph Binkert

Mit: Christoph Binkert, Managing Director/Sales Leader Switzerland, UiPath und Florin Iten, CEO, ESGroup

Vor welchen Herausforderungen stehen Finanzentscheider, wenn es um schnellere Prozesse geht? Wie lassen sich im Finanzbereich administrative Prozesse automatisieren?

Geschwindigkeit und Präzision – bei möglichst geringen Kosten – entscheiden über den Erfolg einer Finanzabteilung.

Grundsätzlich kann Intelligent RPA in allen Prozessen eingesetzt werden. Dies gilt für den Finanzbereich genauso gut wie für die Bereiche Personal, Legal und Compliance, CRM, Distribution, Logistik und Produktion. Im ersten Schritt müssen die verschiedenen Prozesse analysiert werden. Als Hilfestellung dient hier eine individuell auf den Bereich und die Aufgabe zugeschnittene Prozess-Landkarte. Ziel ist es, die Prozesse zu identifizieren, die für eine automatisierte Durchführung am besten geeignet sind. Dabei werden folgende Aspekte untersucht, gegeneinander aufgewogen und ausgewertet:

  • Prozesswiederholung: Wie oft wird ein bestimmter Prozess ausgeführt? Je öfter, desto geeigneter für Automation.
  • Prozesseingrenzung: Wie stringent sind die ‚Business Rules‘, oder auch Exceptions? Gibt es hier viele Ausnahmen? Auch hier gilt: je klarer, desto geeigneter.
  • Struktureller Aufbau: Wie strukturiert sind die Daten-Inputs für den Geschäftsprozess? Je strukturierter, desto besser. Allerdings ist heute mit Artificial Intelligence schon vieles möglich geworden, das bis anhin nicht möglich war.
  • Prozessanzahl: Wie viele IT Systeme werden durch den Prozess angesprochen? Je mehr, desto geeigneter.

Nach Klärung der Basis und Festlegung der Grundpfeiler, um den Einsatz von RPA in Arbeitsprozessen zu ermöglichen, können wir im nächsten Schritt auf weitere Punkte zur Implementierung eingehen.

  • Verortung: Soll dieser Prozessschritt auf dem PC oder Desktop des Sachbearbeiters ad hoc oder voll automatisch, end-to-end im Backend (Rechenzentrum) ausgeführt werden? Je nachdem sollte ein ‘Attended‘ Robot (auf dem Desktop des Mitarbeiters) oder ein ‚Unattended‘ Robot im Rechenzentrum eingesetzt werden.
  • Skalierung: Wie kann beziehungsweise muss dieser Prozess skalieren, respektive einer unternehmensweiten Automatisierung? Je grösser das Skalierungspotential, desto geeigneter.
  • Was ist der Business Case pro Prozess? Welche Vorteile erhält man dadurch: Kosteneinsparungen, Wachstum ohne Zusatzkosten, Qualität (0 Fehlerrate), etc.?

Aus der Erfahrung unserer Kunden hat man eher die Qual der Wahl, weil sich so viele Prozesse eignen. Daher sollte man priorisieren und einen gut strukturierten Plan für die Implementierung von Intelligent RPA im Unternehmen entwerfen. Unsere Erfahrung zeigt ebenfalls: Bei der konkreten Einführung von Intelligent RPA sind meist alle direkt betroffenen Mitarbeiter begeistert und motiviert, noch mehr zu automatisieren: Sie können sich wiederholende Tätigkeiten einem Roboter überlassen und sich stattdessen den spannenden Tätigkeiten in ihrem Verantwortungsbereich widmen. Dies gilt sowohl für den Finanzbereich als auch für alle anderen Abteilungen, in denen Intelligent RPA eingesetzt wird.

Wie kann RPA (Intelligent Robotic Process Automation) dabei helfen und wie lässt sich RPA in zwei Sätzen erklären?

CBI/FIT Eine kurze Erklärung: ‚Intelligent RPA‘ basiert auf Software-Robotern, die automatisierbare Prozesse im Bereich der administrativen Tätigkeiten selbstständig ausführen können. Man könnte sie auch ‚digitale Assistenten‘ nennen – so wie heute Excel, Word oder Outlook als Werkzeuge eingesetzt werden, werden heute auch Software Roboter eingesetzt. Da es sich um Software – und keine Hardware – handelt, muss die Software ‚trainiert‘ werden (Stichwort Machine Learning), um die geeigneten Prozesse zu automatisieren. Beim Verstehen und den Entscheidungsregeln muss man sich folgende Frage stellen: ‚Was muss in welchem Kontext, wie gemacht werden? Hier kommt dann Künstliche Intelligenz zum Einsatz und der Software Roboter führt dann die entsprechenden Aktionen und Tätigkeiten aus.

Um einen Schritt zurück zu gehen: Intelligent RPA ist eigentlich nichts anderes als die Implementierung der ‚Future of Work‘ und als ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung. Hier geht es nicht nur um die Einbindung bestehender Prozesse, sondern auch neuer Geschäftsmodelle. Wir leben in einer Welt, in der es nicht darum geht ‚Mensch oder Maschine‘ sondern Mensch und Maschine‘ gemeinsam einzusetzen – und das zum grössten Nutzen der Firma, der Kunden, der Lieferanten und vor allem der Mitarbeiter. Intelligent RPA ist die neue Scharnierfunktion zwischen den Geschäftsprozessen und der IT. Einfacher ausgedrückt: Intelligent Automation ermöglicht die Verwirklichung digitaler Träume – auch wenn die IT oftmals ein ‚Digital Nightmare‘ sein kann, der durch das Wachstum der IT-Systeme entstanden ist.

Was bedeutet die dringende Notwendigkeit zur Automatisierung konkret in der Umsetzung im Finanzalltag und für die zukünftigen Unternehmensstrategien?

CBI/FIT: Jede Firma kann zwei Ansätze wählen: Top Down oder Bottom Up. Bei Bottom Up wählt man zwei bis drei Prozesse aus, die sich auf den ersten Blick für die Automation eignen. Sie werden ausgearbeitet und dann in der Produktion implementiert. Parallel dazu erfolgt die Schulung der Mitarbeiter. Damit erarbeitet sich das Unternehmen das Vertrauen und die wichtigen ersten Erfahrungen mit Intelligent RPA. Mit diesen Erfahrungen werden dann weitere Prozesse auf ihr Automationspotential untersucht, priorisiert und dann phasenweise implementiert.

Beim Top-Down-Vorgehen wird die gesamte Prozesslandschaft des Unternehmens oder eines bestimmten Bereiches angeschaut, das Potential von Intelligent RPA beurteilt und dann als Gesamtprogramm implementiert. Sehr oft können dies aber auch sehr grosse Projekte sein, zum Beispiel der Aufbau eines neuen Geschäftsbereichs mit einem digitalen Geschäftsmodell, Legacy-Migration, Absplittung von Unternehmensteilen, Re-Platforming, Aufkauf oder die Integration von neuen Firmen. In diesen Projekten kann Intelligent RPA wesentliche Effizienz- und Effektivitätsgewinne ermöglichen.

Für welche Cases und Prozesse eignet sich Automatisierung insbesondere?

CBI/FIT: Die wesentlichen Kriterien sind schon in der Antwort zur ersten Frage enthalten. Im Finanzbereich gibt es sehr viele Reporting-Tätigkeiten, die ideal für Software-Roboter geeignet sind, aber für Mitarbeiter oftmals weniger attraktiv sind. Wir haben für den Finanzbereich mit unseren Kunden eine Prozess-Heat-Map entwickelt. Innerhalb der dabei entstandenen Prozesslandkarte haben wir darin enthaltenen Prozesse mit Farben zur Unterscheidung eingeteilt: Was eignet sich besonders für Intelligent RPA? Wo ist der Einsatz möglich? Und was eignet sich nicht. Dabei überwog ganz klar die Farbe, die für ‚geeignete Prozesse‘ steht.

Was sind Ihre fünf abschließenden Handlungsempfehlungen für die Kollegen, den/die CFO, wenn es rund um das Thema „effiziente und schnelle Prozesse im Finanzbereich“ geht.

CBI/FIT:

  1. Denken Sie an die ‚Future of work – Automate first‘: Was kann automatisiert werden? Was darf nicht automatisiert werden? Und wie kann die menschliche Arbeit durch Roboter oder digitale Assistenten unterstützt werden?
  2. Gewinnen Sie Vertrauen in diese Prinzipien mit ersten, konkreten Projekten. Philosophieren ist zwar interessant, aber hilft nicht unbedingt weiter. Schnelles, konkretes Lernen hilft definitiv weiter. Lassen Sie sich vom Business Case der einzelnen Projekte leiten. Bauen Sie interne Champions auf.
  3. Gewinnen Sie das Vertrauen in die Automation sowohl bei den betroffenen Mitarbeitern als auch im Top-Management: Verwaltungsrat, CEO, COO und anderen Geschäftsleitungsmitgliedern. Transformations-projekte für die Unternehmen sind auf dieser Stufe verankert.
  4. Verankern Sie Intelligent-RPA-Initiativen mit der richtigen Kultur in Ihrem Unternehmen: es geht nicht um ‚entweder oder‘, sondern um ‚sowohl als auch‘. Eine Innovationskultur hilft sowohl bei der Geschwindigkeit als auch bei der inhaltlichen Tiefe der Transformation.
  5. Think big, start small and expand fast.

Vielen Dank für das Interview.